Runsheng

微软 365 的两个主要的应用是 Outlook 和 Teams，两者都能够让用户创建群组（Group）。一个差别是，用户在 Outlook 里创建的群组，可以在 Teams 创建一个对应的群组。前者方便用户给群组的每个人发送邮件；后者则可以让大家聊天和开会，以及分享文件。文件都可以通过 SharePoint 访问。下图就是用户想要创建 Teams 群组时，可以选择右侧选项，从一个群组去创建，此群组就是 Outlook 里的群组。 可是，如果用户先创建了一个 Teams 群组，再想创建 Outlook 群组就比较麻烦了。有人在微软社群里问了 这个问题 ，似乎没有明确的答案。其实，几乎不可能从 Teams 群组创建 Outlook 群组，至少我之前没有成功过，没有找到相关的按钮。 我现在发现了一个技巧，似乎能够解决此问题。首先，创建 Outlook 群组时，用户需要仔细的挑选一个邮件地址，@ 符号之后的构成是：公司名 + onmicrosoft.com。@ 符号之前就取决于用户的选择了。用户只能创建公司组织内唯一的用户名，不能重复。 其实，每一个 Teams 群组也有一个对应的邮件地址，只不过很不明显，我感觉它甚至是隐藏的。因为用户创建 Teams 群组时不需要考虑地址问题，群组的名称可以是重复的。然后，其背后的邮件地址则是唯一的。如果用户的 Teams 群组名称比较特别，通过测试，就能够找到那个群组的邮件地址。以后就可以向这个地址发邮件，群组里面的所有人都能够收到邮件，类似于 Outlook 群组的一个主要功能。 不知道这是不是因为当用户创建一个 Teams 群组后，在一个组织内部就会有一个邮件地址分配给这个群组，即使创建者没有去设定。我测试了一个新的 Teams 群组，没有发现其对应的邮件地址；可是我之前创建的一个群组，则有一个邮件地址，说明至少某些情况下是可行的。 避免这些麻烦的方法很简单，那就是想要创建 Teams 群组时，记得先去 Outlook 创建一个群组，这样就很容易创建对应的 Teams 群组了，而且后面自己既可以给群组里的每个人发邮件，也可以跟他们聊天和开视频会议。

微软 Teams 是一个协作平台，除了分享文件，一起编辑文件，还可以聊天。之前我没有搞清楚 Teams 跟 Group 的区别，昨天算是有些眉目了。 Group，即群组，方便用户给这个组的所有人发电子邮件；Teams 则不然，创建 Teams 后给这个组发的邮件只出现在 Teams 聊天记录里，而不会出现在邮箱中。Teams 侧重的是聊天，这个功能逐渐取代了之前的 Skype Business。  我的经验是，创建一个 Group，会自动在 Teams 里生成一个 Teams，反之则不行。所以，还是要从创建 Group 开始，这样方便后续的操作。单单创建 Teams，至少邮件方面就不方便了。Teams 希望用户留在那个平台（应用程序）里，而 Group 是 Outlook 的一部分，它的主要功能就是给一个群组发邮件，而这对于一个 Teams 来说其实同等重要（在我看来）。微软可能不这样认为，既然都有 Teams 了为什么还需要发邮件？这可能是 Teams 欠缺群发邮件的一个原因。 Teams 可以群发邮件，只不过不能显示在每个用户的 Outlook 邮箱里，只出现在 Teams 里。

上个月我终于搞清楚了微软 OneDrive 的工作模式和场景。设定好账号之后，电脑上会有一个 OneDrive 文件夹，里面的文件自动同步到云端。文件的创建、修改会自动保存，只要网络正常，就不需要点击“保存”按钮。这些文件会立刻显示到用户另外一台电脑上，方便用户访问、修改。 我知道 Google Drive 也有类似的服务，只不过我没有真正使用这种功能。我之前所习惯的是在 Chrome 里编辑和整理文件，没有在本地进行。比较而言，我觉得在云端 Google Docs 的体验要好于微软 Office 的网页版，在本地则微软 Office 更胜一筹。在使用本地 OneDrive 服务之后，我才体会到微软所提供的服务也很不错。 微软还有一个“优势”是可以正常访问其主要的服务，不像 Google 没有特殊手段都打不开。微软 OneDrive 提供给个人用户的 免费空间 则没有 Google Drive 那么大。其他的差别我没有具体体验，所以说不好。 OneDrive 和 Google Drive 这样的云盘服务的重要性和便捷性，还在于它们与邮箱密切联系着，然后是更为强大的 Office 365 或者 Google Workspace 这样的一套工具。然后，它们还提供文档协作功能，一群人可以一起编辑一份文件的不同部分，这是很方便、高效而专业的办公方式。